Cómo escribir una excelente firma electrónica [+ ejemplos profesionales]

El trabajador de oficina promedio envía 40 correos electrónicos al día . Son 40 oportunidades para comercializar su negocio y usted mismo en los correos electrónicos individuales que envía, todos los días.

Muchas personas tratan sus firmas de correo electrónico como una ocurrencia tardía, lo que las convierte en una verdadera oportunidad perdida. Estas firmas le brindan la oportunidad de dejar en claro quién es, facilitar que las personas se comuniquen con usted y brindarles un lugar al que ir para obtener más información, ya sea sobre usted, su negocio o algo que usted '' estás trabajando en ello.

Entonces, si solo ingresa su nombre y un punto o dos de la información de contactoen su firma, no está aprovechando al máximo esta oportunidad para conectarse e interactuar con las personas a las que envía correos electrónicos. (Aunque tampoco quiere ir demasiado lejos. Atascar su firma con enlaces e información es solo spam y autopromoción).

Entonces, ¿qué debe contener su firma? ? Mucho dependerá de sus preferencias personales, la marca y la cultura de su organización e incluso en qué industria se encuentre. Sin embargo, aquí hay algunas sugerencias al crear el suyo propio:

Qué incluir en una firma electrónica

1. Nombre y apellido
2. Información del afiliado (como cargo y departamento)
3. Detalles de contacto secundarios
4. Iconos de perfil social
5. Llamado a la acción
6. Enlaces de reserva
7. Cdescargo de responsabilidad del sector o requisitos legales
8. Foto o logotipo
9. Pronombres

1. Nombre y apellido

Al igual que con la correspondencia del correo postal aplazado, siempre debe incluirse su nombre para que el destinatario de su mensaje sepa de quién es. Esto se manifiesta en la firma del correo electrónico, a menudo como la primera línea de texto.

2. Información de afiliados (como cargo y departamento)

La información de afiliados debe ser monitoreada de cerca. Sus afiliaciones pueden incluir su puesto de trabajo, su empresa u organización y / o incluso su departamento. Su nombre debería eventualmente ser su propio atractivo, por supuesto, a medida que construye una relación con el destinatario, pero proporcionar esta información proporciona más contexto sobre la conversación y su papel en ella. Además, unirse a una organización más grande le brinda máscredibilidad, especialmente si se trata de una organización reconocible. Te ayuda a captar la atención de tus lectores para que se tomen en serio tu publicación.

3. Datos de contacto secundarios

Los datos de contacto secundarios también son importantes para que el destinatario sepa cómo comunicarse con usted de otro modo. La información secundaria puede incluir teléfono, fax o cualquier otro método de comunicación que desee enfatizar. En situaciones en las que no desee escupir su línea directa, puede aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin abrumarse con la conciencia si no lo desea.

4. Iconos de perfil social

Tu presencia en las redes sociales es una parte importante de tu marca personal , ya que te ayuda a ganar audiencia en tu espacio y muestra a la gente lo que te importa. VoPodemos decir mucho sobre una persona por lo que publica y cómo se presenta.

Por eso es una buena idea incluir enlaces a sus páginas de redes sociales en su firma de correo electrónico. Esto no solo fortalece su marca personal, sino que también ayuda a las personas a encontrar nuevas formas de contactarlo y seguirlo.

¿Aún mejor? Puede ayudar a dirigir el tráfico a su contenido en línea si publica enlaces a ese contenido. ent en las redes sociales. Entonces, si incluye íconos sociales en su firma, asegúrese de mantener sus perfiles sociales actualizados y llenos de contenido interesante y relevante. (En otras palabras, si no ha twitteado en seis meses, es posible que desee omitir Twitter).

Por qué usar íconos de redes sociales en lugar de simples enlaces ¿textual? Porque los iconos son más fáciles de reconocer por las personas que navegan por su cartelature - y se destacarán del resto del texto. Según un estudio de NeoMam Studios , las imágenes mostradas en color aumentan la disposición de una persona a leer el resto del contenido en un 80%. Esta es una gran ventaja. Además, los íconos son excelentes para ahorrar espacio en un lugar donde puedes empaquetar mucha información.

Incluso si aparece en muchos sitios de redes sociales, intente limitar el número de iconos a cinco o seis. Concéntrese en las cuentas que más importan para hacer crecer su negocio o desarrollar su marca personal.

Si incluye muchos iconos de redes sociales, al menos intente contraer otro contenido si es posible para que su diseño no se llene demasiado. Vea el ejemplo a continuación, creado con Generador de firmas de correo electrónico .

5. Llamada a la acción

Una de las cosas más inteligentes que puede hacer en su firma de correo electrónico es incluir una llamada a la acción. Las mejores CTA de firma de correo electrónico son simples, actualizadas, no agresivas y están en línea con su estilo de correo electrónico, lo que las hace parecer más una publicación que un argumento de venta. Elija una CTA que coincida con uno de sus autobuses actuales y actualícela cuando cambien esos objetivos.

Ejemplo

A continuación, se muestra un gran ejemplo del ex administrador de redes sociales de Chelsea Hunersen . Cambia su CTA de texto según sus objetivos actuales de redes sociales. Hace unos meses, lo utilizó para engañar a las personas para que accedan a la cuenta de Twitter .

Una vez 'creó un único canal de Slack para los especialistas en marketing entrante , cambió la firma de su correo electrónico de llamado a la acciónpara llevar a la gente allí. en lugar.

Los enlaces a videos pueden ser particularmente visibles porque en algunos clientes de correo electrónico como Gmail, aparecerá una miniatura de video bajo su firma. Aquí hay un ejemplo de cómo se ve de nuestra propia Emily MacIntyre :

6. Enlaces de reserva

< p class = "p1 "> Si se encuentra enviando correos electrónicos a colegas y clientes que desean reservar reuniones con usted, hágaselo más fácil al incluir un enlace para reservar su calendario directamente en su firma de correo electrónico A continuación, se muestra un ejemplo de nuestro propio Bryan Lowry .

Ejemplo

Hay muchas herramientas que ayudarán a las personas a concertar citas. usted. Bryan del ejemplo anterior utiliza el enlace de reserva personalizado que se puede compartir de. Si es un cliente de ventas, puede compartir el enlace de su reunión personalizada con cualquier persona de su elección reserve una reunión con y déjeles elegir entre sus horarios disponibles. Si lo desea, puede hacer que CRM cree automáticamente un nuevo registro de contacto para cualquier persona que reserve una reunión si aún no existe.

Si no es un cliente, una excelente herramienta para reuniones es Calendly , que es gratuito para Basic y le permite integrar su calendario de Google u Office 365. Si está buscando una alternativa a Calendly , YouCanBook.me es otra herramienta de reserva que cuesta $ 7 por calendario al mes.

7. Renuncia de responsabilidad de la industria o requisitos legales

Algunas industrias, como la ley, las finanzas y las compañías de seguros tienen pautas específicas sobre el uso de correos electrónicos y la etiqueta para proteger la información privada de la transmisión. Por esta razón, es posible que desee exMejora la normativa vigente en tu sector e incluye un aviso legal en tu cartel. ature en las transmisiones de correo electrónico. Mail-Signatures ofrece una serie de ejemplos de exenciones de responsabilidad por correo electrónico, incluidos los siguientes:

"El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado únicamente al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con terceros sin el consentimiento por escrito del remitente. Si ha recibido este mensaje por error, responda a este mensaje y siga su eliminación para poder que podemos asegurarnos de que ese error no ocurra en el futuro. "

8. Foto o logotipo

Una imagen es una excelente opción para darle vida a su firma electrónico. Si desea un toque personal para que los destinatarios que nunca ha conocido puedan asociar su nombre con su rostro, considere usar una foto pprofesional en su firma. También puede utilizar el logotipo de la empresa para aumentar el conocimiento de la marca en el correo electrónico.

9. Pronombres

Si bien esto no es tan común en las firmas de correo electrónico y ciertamente no es obligatorio, agregar sus pronombres favoritos a su firma es útil. especialmente cuando envía correos electrónicos a personas que nunca ha conocido. También elimina cualquier ambigüedad si tiene un nombre que se percibe como neutral en cuanto al género.

Ahora que sabe qué incluir, ¿cómo es una buena firma de correo electrónico? A continuación, se incluyen algunos consejos para crear firmas útiles y profesionales, incluidos algunos ejemplos excelentes. También puede utilizar el generador de firmas de correo electrónico gratuito de para crear su propia plantilla de firma de correo electrónico profesional. y agrégalo fácilmente a tu cliemensajería nt.

Cómo escribir una firma electrónica

1. Resalte su nombre, afiliación y datos de contacto secundarios.
2. Mantenga los colores simples y consistentes.
3. Utilice la jerarquía de diseño.
4. Haga que los enlaces sean rastreables.
5. Utilice separadores de espacios.
6. Incluya un prefijo internacional en su número de contacto.
7. Haga que su diseño sea compatible con dispositivos móviles.

1. Enfatice su nombre, afiliación y datos de contacto secundarios.

Como puede adivinar, su nombre es lo primero. Sin embargo, su nombre debe ser seguido de cerca por su afiliación y otros lugares donde la gente pueda comunicarse con usted.

Su afiliación puede significar su función, su empresa, su escuela o una organización similar que considere importante para sus destinatarios. Tu nombre debería ser posiblemente su propio diseño, por supuesto, pero usar una marca más popular, e incluso su logotipo, le permite captar la atención de sus lectores y tomar su publicación en serio.

Las coordenadas secundarias también son importantes. Es posible que no desee respaldar su número de teléfono personal, pero puede aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir líneas de comunicación sin abrumarse con el alcance que no desea.

Ejemplo

A continuación se muestra un ejemplo de una firma de correo electrónico que coincide con las tres cosas descritas anteriormente. El nombre y apellido de Kevin están acompañados de su afiliación a la Universidad de Connecticut. También promueve su sitio web personal para que sus destinatarios tengan otra salida para ver su trabajo y contactarlo para obtener más información.

¿Quieres crear una firma como la siguiente? Utilice generar corazón de firmas de correo electrónico.

2. Mantenga los colores simples y consistentes.

La marca es más eficaz cuando es coherente, y eso incluye su firma electrónica. Agregar el color a la firma de su correo electrónico es un buen toque que lo ayudará a destacarse del resto de sus correos electrónicos. Pero si elige usar color, asegúrese de seguir con uno o dos además del texto oscuro.

Ejemplo

Use detalles sutiles para que coincida con su logotipo o marca, como lo hace Brittany Hodak en su correo electrónico de firma a continuación. Tenga en cuenta que sus iconos de redes sociales tienen el mismo tono azul que el logotipo de ZinePak .

3. Usa la jerarquía de diseño.

Un buen diseño consiste en presentar tu información de una manera sencilla porque su firma electrónica es probablemente más una lista informativa.Como historia convincente, querrá usar la jerarquía para dirigir los ojos de los lectores a lo que deben leer primero.

Ejemplo

Ajusta tu nombre a una fuente más grande para que atraiga la mayor atención, como lo harías en un CV . Luego, elija la información en negrita y color de acuerdo con su importancia para que pueda guiar lógicamente los ojos de las personas a través del diseño, como en el ejemplo siguiente.

Crédito de la imagen: Envato

4. Hazlos enlaces rastreables.

Así que pones algunos enlaces en tu correo electrónico de naturaleza, incluyendo tu CTA e íconos de redes sociales. Pero, ¿alguien realmente hace clic en ellos?

Para saber si los enlaces de su firma realmente atraen clics y tienen un impacto, querrá hacer que esos enlaces sean rastreables, como lo hace usted.iez para cualquier otro enlace en sus correos electrónicos.

Siga estas instrucciones para crear fácilmente un enlace de seguimiento que le ayude a atribuir el tráfico de su sitio web a su firma de correo electrónico. De vez en cuando, puede cambiar el formato de su firma o la redacción de la firma para ver qué recibe la mayor cantidad de clics.

5. Utilice separadores de espacios.

Si bien nunca desea empaquetar su firma de correo electrónico para demasiada información, hay formas de colocar una gran cantidad de texto en un área compacta como esta sin comprometer el diseño.

Esto es útil para desglosar diferentes tipos de información, como su nombre y detalles de contacto, su logotipo, cualquier llamado a la acción que tenga o incluso una exención de responsabilidad.

Ejemplo

Usar separadores de espacio en su diseño, como en el siguiente ejemplo, es una excelente manera de hacer esto. Tu poTambién puede usar separadores de glifos, que es el símbolo de la barra vertical (es decir, |.)

< source data-srcset="https://www.hebergementwebs.com/images-folder/f1/resize-f10696b84372147584f270470456be4d.webp" type = "image / webp " alt = "">

< p style = "text-align :; "> Crédito de la imagen: Venngage

6. Incluya un prefijo internacional en su número de contacto.

Si trabaja con personas de todo el mundo, no olvide el prefijo de su código de país al ingresar su número de teléfono. muchas personas olvidan esto si no están acostumbrados a marcar prefijos internacionales ellos mismos, pero es realmente útil para sus colegas y clientes internacionales hacerlo aquí mismo. Aquí hay una lista de códigos de países si no conoce el suyo.

Ejemplo

A continuación, se muestra un ejemplo de Kit Smith , anteriormente de Brandwatch, una empresa que tiene oficinas en los Estados Unidos y Europa y trabaja con clientes internacionales. Visualización del código de país de los Estados Unidoss on su ayuda hace que sea más fácil para las personas de otros países comunicarse con él por teléfono.

7. Ir su diseño optimizado para dispositivos móviles.

Según Litmus, iMobile de Apple representó el 46% de todos los correos electrónicos abiertos en junio de 2018. Además, los usuarios de dispositivos móviles están revisando sus correos electrónicos tres veces más a menudo que los usuarios que no utilizan dispositivos móviles.

Cuantas más personas lean el correo electrónico en dispositivos móviles, más querrá tener en cuenta a los usuarios de dispositivos móviles cuando redacte correos electrónicos, incluida su firma de correo electrónico.

Una forma importante de hacer que su firma de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles es facilitar el diseño de su firma legible y en el que los usuarios de dispositivos móviles pueden hacer clic. Aquí es donde la escala se vuelve realmente importante. Asegúrese de que el texto sea lo suficientemente grande para ser leído en pantallas pequeñas de dispositivos móviles y que sus vínculos y botones sean lo suficientemente grandesy lo suficientemente separados como para que las personas puedan presionar con los dedos.

Ejemplo

Observe el siguiente ejemplo y observe el espacio disponible entre los diferentes elementos en los que se puede hacer clic, como los iconos de redes sociales. Son excelentes para tocar con el dedo en la pantalla de un móvil, de modo que los usuarios no toquen accidentalmente el ícono de Facebook cuando quisieran ir a Twitter.

Crédito de la imagen: Canva

Finalmente, al igual que con cualquier parte de un correo electrónico, asegúrese de que su firma se vea tan bien como cree que es probando con varios clientes Microsoft Outlook no reconoce imágenes de fondo, por ejemplo, así que evite usarlas. Otros clientes de correo electrónico no cargan imágenes en absoluto de forma predeterminada.

Armado con estas mejores prácticas de firma de correo electrónico, puede crear su propiofirma que se alinea con su marca y le da a sus correos electrónicos un toque extra de profesionalismo.

Nota del editor: este artículo se publicó originalmente en junio de 2019 y se ha actualizado para que esté completo.