"¿Dónde está la entrada del blog que tenemos que publicar esta semana? " Gritas desde el otro lado de los escritorios de tu oficina. Ha buscado el borrador durante 15 minutos sin resultados. Para colmo, la persona que escribió el borrador no está enferma.
Esto es algo común en algunos equipos de marketing. No almacenan adecuadamente sus activos y, por lo tanto, no pueden encontrar lo que buscan cuando lo necesitan.
Hay una cosa que puede ayudar: la gestión de activos de marketing.
En esta guía, tenemos lo que es la administración de activos de marketing y el proceso paso a paso que puede utilizar para que sea más fácil encontrar lo que está buscando.
Gestión de activos de marketing: cómo encontrar todo lo que necesita (rápidamente)Descargue sus plantillas de administración de activos de marketing
Facilite la administración de sus elementos con estos recursos descargables:
- Plantilla de convención de nomenclatura de elementos : asegúrese de que los elementos estén claros y etiquetado sistemáticamente.
- Plantilla de documentación de la Convención de nomenclatura de archivos : proporcione instrucciones para usted y su equipo sobre cómo nombrar los elementos y dónde encontrarlos.
- Plantillas de estructura de carpetas de archivos de marketing : conjunto de carpetas de archivos listas para usar para organizar sus elementos.
Descargue los tres elementos de este paquete, luego siga leyendo para aprender cómo organizar archivos y recursos en su equipo.
¿Qué es la gestión de recursos de marketing?
¿Aún no está seguro de lo que realmente significa "marketing de gestión de activos "?
La sofisticada definición de gestión de activos de marketing es la ventajaalmacenamiento y organización de los activos utilizados por su equipo de marketing, como:
- Logos
- Plantillas de imagen
- Episodios de podcast
- Vídeos
- Fotos
- Folletos
- Carteles de eventos
- Presentaciones
- Libros electrónicos
- Publicaciones de blog
Cabe señalar que estos elementos pueden estar destinados a un uso interno o externo. Es solo cuestión de almacenarlos y asegurarse de que sean fáciles de encontrar.
¿Por qué es importante administrar mis recursos de marketing?
Ahí Lo más probable es que tenga un montón de archivos en su computadora. Sabe exactamente dónde está cada activo, por lo que se pregunta por qué es importante la gestión de activos de marketing.
Además del hecho de que ayuda a sus colegas a encontrar sus activos, resuelve estos tres problemas:
1. Miembrosmiembros del equipo dejan de pedir recursos a otros miembros del personal
Imagine esto:
Su gerente de marketing, Sophie, está buscando una imagen para compartir en las redes sociales creado por Jane. Sin embargo, Sophie no puede encontrar la imagen, por lo que le pregunta a Jane e interrumpe su flujo de trabajo.
Este tipo de multitarea conduce a una 40% de disminución en la productividad , no solo para Jane, sino también para las personas que la rodean.
El software de gestión de activos de marketing permitiría a Sophie encontrar la imagen que busca sin la interrupción. Puede dejar que Jane termine su trabajo y encontrar el artículo más rápido que con la ayuda de Jane.
2. Ahorre tiempo al crear activos
¿Sabía que los empleados gastan 1.8 horas al día ¿buscar y recopilar información?
¿Sabía que los empleados dedican 1,8 horas al día a investigar y recopilar información?Su El personal probablemente buscará algo al crear un nuevo elemento. Sin embargo, no tienen que perder el tiempo creando los mismos elementos una y otra vez.
Pueden verificar sus archivos en su software de administración de artículos y ver si ha creado uno antes. Si es así, pueden editar este, en lugar de comenzar desde cero o crear un duplicado, lo cual es una pérdida de tiempo para todos.
3. Mantener la coherencia de la marca
Almacenando adecuadamente sus recursosFuentes de marketing, el personal puede navegar por su biblioteca antes de crear algo nuevo. Esta parada no solo los crea dos veces, sino que les da la oportunidad de ver su estilo o estándares.
¿Tiene un conjunto de colores de marca? ¿Qué fuentes usas? ¿Los diseños de las publicaciones de tu blog siguen un formato similar?
Cuando el personal puede consultar una biblioteca de elementos antes de crear algo nuevo, pueden seguir estas pautas. Esto crea coherencia de marca, lo que significa que las marcas pueden ser de 3 a 4 veces más probable de beneficiarse de la visibilidad de la marca y un aumento medio de los ingresos del 33%.
Lectura recomendada: Software de gestión de proyectos de marketing: cómo elegir y utilizarla mejor opción
Cómo implementar eficazmente la gestión de activos de marketing
Ahora que comprendemos los beneficios de la gestión de activos de marketing, es posible que se pregunte cómo organizar sus archivos. .
Aquí se explica cómo implementar sus propios procesos:
1. Elija un lugar para almacenar los artículos
Lo primero en lo que debe pensar es en donde almacena sus elementos.
Querrá utilizar un software que facilite la organización de archivos, la creación de carpetas y la invitación a nuevas personas (como nuevos empleados o personal de otro departamento).
Esta puede ser su herramienta de gestión de proyectos, Dropbox, Google Drive, etc., pero las cosas pueden confundirse fácilmente.
La opción más simple es un organizador de elementos , que facilita 'visualización y almacenamientode sus artículos.
Si no está seguro de cómo utilizar una herramienta como Dropbox, Google Drive y OneDrive, nuestro organizador de activos se sincroniza con ellos. Esto significa que puede importar sus elementos en estas herramientas como de costumbre y luego insertarlos en su organizador de elementos para que sea más fácil encontrar lo que está buscando.
2. Desarrolle una estructura de carpetas clara para organizarlos
El objetivo es facilitar la búsqueda de un activo específico sin tener que pasar por toneladas de archivos.
Así que cree una estructura carpeta que facilita la búsqueda de lo que está buscando, como tener carpetas para cada canal de marketing que tenga. Esto puede incluir:
- Correo electrónico
- Contenido
- Redes sociales
- Marca
- Plantillas
También puede agregar carpetas dentro de carpetas para hacerlo aún más fácil.
Para exemple: digamos que tiene una publicación de blog titulada "Cómo iniciar un blog ". Para que alguien pueda encontrarlo fácilmente, almacene el archivo en estas carpetas:
Activos> Contenido> Blog> Tema: Marketing> Título: Consejos para blogs.
No importa lo que se abastezca, asegúrese de que su elemento los nombres de las carpetas tienen sentido . Debería ser fácil para alguien pensar en el elemento que desea encontrar y elegir los nombres de carpeta más relevantes para llegar allí.
No importa lo que esté almacenando, asegúrese de que los nombres de sus carpetas de elementos tengan sentido.3 Establezca convenciones claras de nomenclatura de archivos
Al igual que los nombres de las carpetas, debe definir una regla para que el personal haga que el nombre del activo en sí sea significativo. Recuerde: el objetivo es hacer que los artículos sean fáciles de encontrar para alguien.
Puede utilizar estructuras de nomenclatura que expliquen el formato del elemento, como "Publicación de blog: sugerencias para blogs " o "Imagen: Perfil de CEO ", por ejemplo ejemplo.
O puede agregar el nombre de la persona que lo creó, como "Consejos de blog - Publicación de blog [Annie] ".
4. Defina un proceso para el control de versiones
Imagine que desea publicar una publicación de blog escrita por un miembro de su equipo, luego busque en sus archivos para encontrarla. ¿El único problema? Encuentra estos archivos:
- Entrada de blog 1
- Entrada de blog final
- Entrada de blog REAL FINAL
- Blog publicar REAL FINAL 2
¿Qué opción es el borrador final actual ?
Definir un proceso de control de versiones puede ayudar a evitar este problema. De hecho, agregar un número al nombre del archivo cada vez que realiza cambios en un elemento puede resultar confuso.
¿Se borró el archivo antiguo, se almacenó en una carpeta de archivo o se quedó allí en ¿un nombre diferente?
Asegúrese de que todo su equipo esté familiarizado con estas reglas de control de versiones para evitar que las cosas se vuelvan confusas o, peor aún, que se publiquen lo incorrecto.
Lectura recomendada: Cómo obtener un mejor retorno de la inversión de sus activos de marketing con software de gestión digital
5. Auditoría de activos existentes
No hay nada peor que 'tener un montón de recursos en su biblioteca que nadie está usando.
Esto no solo obstruye todo y hace que sea más difícil encontrar lo que está buscando, sino también software de stock.envejecer en la nube cobrarte por el espacio adicional .
Combate esto revisando tus artículos con regularidad. Establezca un recordatorio para borrar todos los elementos viejos y no utilizados cada seis meses. Verifique el historial del archivo: ¿Alguien ha abierto el archivo dentro de este tiempo? Si no es así, probablemente sea hora de vaciarlo.
Sin embargo, tenga cuidado con los archivos que se han abierto recientemente, pero no necesariamente en uso. desea desechar un elemento en el que alguien tiene una cuenta, envíe un correo electrónico o una notificación de Slack antes de eliminar el archivo. Si no aparece nadie para guardarlo, envíelo al archivo oa la papelera de reciclaje.
El objetivo es determinar qué es lo que todavía se puede utilizar, qué se debe actualizar y qué se debe eliminar. No guarde artículos que no usaráprobablemente nunca más. Es una pérdida de espacio (literalmente).
6. Establezca un sistema de etiquetado y etiquetado de elementos
Ya tenemos algunos nombres de archivos y carpetas inteligentes, pero hay una forma aún más fácil de encontrar lo que busca: etiquetas.
Agregar etiquetas a sus activos hace que sea aún más fácil encontrar y ver archivos similares. Puede usarlos para mostrar lo que se debe hacer con cada uno y si están listos para usarse en materiales de marketing.
Empiece por utilizar estas tres categorías de etiquetado:
- Actualizado
- Debe actualizarse
- Obsoleto / Archivo
Pongamos esto en práctica, auditamos tu elemento organizador y encontramos una imagen que tu equipo de redes sociales creó hace un año. Publica un mensaje en tu canal de Slack y mira si alguien todavía lo necesita.
Etiquetará el elemento de acuerdo con lo que dice:
- "Utilizo este archivo con regularidad . "> Etiqueta actualizada
- " Olvidé este elemento. Me encantaría usarlo, pero necesita algunos ajustes. "> Etiqueta para actualizar
- " Esto fue para una campaña que usamos y que nunca volverá a retransmitir. "> Etiqueta obsoleta / de archivo
Al igual que con el etiquetado, también puede agregar etiquetas para indicar el tipo de elemento o para quién es. Por ejemplo, ¿el artículo es solo para sus clientes, prospectos, sitio web o uso interno? Agregue una etiqueta a su artículo para evitar que se use para algo malo.
Mástu equipo tiene que trabajar con información, mejor.
Cuanta más información tenga tu equipo, mejor.7 Facilite el intercambio de sus activos de marketing
Sus activos están perfectamente almacenados. Cada archivo tiene un nombre distintivo, se almacena en una carpeta específica y está etiquetado para indicar si es utilizable.
Digamos que está en una reunión de marketing y está hablando de una nueva campaña que está planeando . Su especialista en marketing desea ver una lista de los recursos de marketing que creó su equipo antes de subirlos.
Puede facilitar la búsqueda de estos recursos, sin tener que buscar en los archivos.
Algunas herramientas de gestión de recursos de marketing tienen un enlace para compartir que puede enviar entrenacido. Puede utilizar el mismo proceso para dirigir al personal de marketing a un activo que necesitan.
Nuestro software de gestión active my puede hacer esto a través de un enlace seguro. Simplemente haga clic en el botón "Compartir carpeta" y configure los permisos para las personas que pueden acceder a la carpeta. Luego copie la URL y envíela a su gerente de marketing.
El enlace los llevará directamente a los elementos:
8. Obtenga la membresía del equipo en el utilizar el software
No tiene sentido tener una herramienta de gestión de activos de marketing si su equipo no la está utilizando.
Así que invite a todo su equipo a Únase al software y dé un mini tutorial sobre cómo usarlo, incluido cómo:
- Cargar / descargar elementos
- Asignar nombres a archivos
- Comparta vínculos a activos
Se dio cuenta de que dije que invite a todo su equipo, no solo a suel departamento de marketing?
Tal vez su equipo de ventas le pida un artículo o su diseñador gráfico que necesite inventario un modelo que crearon. Al invitar a todos, no tiene que perder tiempo agregando personas de una en una cada vez que lo soliciten.
El objetivo es hacer de esta herramienta parte de la rutina de su equipo. Debe ser el primer lugar donde verifiquen cuando necesiten algo, sea cual sea el tipo de artículo o para qué se utilice.
Para hacer esto, agregue el organizador de elementos a sus documentos de proceso. Dígales a todos que carguen nuevos activos allí y conviértalo en una práctica común para verificar si ya hay algo similar en su biblioteca antes de crear un nuevo elemento.
Deje de perder de vista sus activos de marketing
Un proceso de gestión eficazsobre activos de marketing es algo que toda empresa necesita, independientemente del tamaño de su departamento.
Siempre crea nuevos activos con regularidad. No pierda el tiempo creando lo mismo una y otra vez. Mire hacia atrás en su biblioteca y vea si puede trabajarlo en su lugar.
13 de abril de 2020
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