9 formas sencillas de hacer que las personas ocupadas respondan correos electrónicos

Puede pensar que pasa la mayor parte de su tiempo en el trabajo asistiendo a reuniones o hablando por teléfono, pero podría estar equivocado.

De hecho, una parte importante de su semana laboral podría dedicarse a escribir, leer y responder correos electrónicos.

Un de Adobe reveló que los empleados pasan 4,1 horas por semana revisando e interactuando con nuestros correos electrónicos de trabajo. A pesar de la adopción de herramientas como Slack, los empleados utilizan el correo electrónico más que nunca y, más que nunca, puede llevarnos hasta 25 minutos para reanudar la tarea una vez que tengamoss interrumpido al revisar y leer un correo electrónico durante la jornada laboral.

Por lo tanto, no hace falta decir que cuando redacta un correo electrónico, ya sea para su gerente, subordinado directo o un contacto con el que desea trabajar, desea que esté bien diseñado y impactante para no perder más tiempo. Así que hemos reunido estos consejos para escribir correos electrónicos, que estarán abiertos y serán respondidos sin perder el tiempo a nadie.

Cómo redactar correos electrónicos Sus contactos realmente responderán

1) Escriba una línea de asunto.

Su asunto debe indicar el motivo de su correo electrónico para que el destinatario deba abrirlo y responderlo. También debe ser claro y conciso; después de todo, si su línea de asunto es clara, su correo electrónico probablemente también lo será. Le sugerimos que evite las oraciones completas y ponga solo la parte más carnosa del motivo de laenvía un correo electrónico en la línea de asunto.

Oraciones para evitar:

1. "Registrar "
2. "Tocar la base "
3. "Monitorear "

Ejemplos de líneas de asunto:

1. " Pregunta en tu publicación de blog de Snapchat "
2. "Información sobre la reunión del lunes 5/1 "
3. "Datos nuevos: el 43% de los consumidores quieren contenido de video "

2) Vaya directamente a objetivo, y rápido.

En las primeras líneas de su correo electrónico, es posible que tenga la tentación de enumerar sus credenciales o su organización, pero puede hacerlo más tarde. En cambio, la primera línea de su correo electrónico debe aparecer inmediatamente en la lista para que el destinatario comprenda inmediatamente lo que se le pide.

El formato básico de un correo electrónico exitoso debe ser:

1. Saludo
2. Razón para enviar un correo electrónico
3. Detalles
4. Call-to-acción
5. Mensaje de cierre

Este formato es útil para su lector, que tiene dificultad para mantener su atención durante largos períodos de tiempo, y esto te obliga a escribir con claridad y a aceptar de forma clara que el destinatario siga leyendo.

3) Utilice un lenguaje básico.

¿Recuerdas el episodio de Friends cuando Mónica y Chandler le pidieron a Joey que les escribiera una carta de referencia y él usó su diccionario de sinónimos con demasiado entusiasmo?

Fuente: Rebloggy

En este caso, Joey ha cambiado mucho de palabras a sinónimos más avanzados que su significado original fue completamente complicado. También puede suceder con sus correos electrónicos.

Resista la tentación de utilizar la jerga de la industria o lenguaje florido y ceñirse a lo básico. Haga que sus oraciones sean claras, directas y cortas; si una oración requiere más de una coma, considere dividirla en dos oraciones. Cuanto más fácil sea comprender su correo electrónico, más fácil será para el destinatario responder.

4) Utilicecifras.

Hay varias formas de utilizar números y estadísticas en su correo electrónico que facilitarán la captación y retención de la atención del destinatario.

1. Se ha demostrado que los números escritos como dígitos (23) en lugar de palabras (veintitrés) captan la atención de los lectores cuando escanean rápidamente lo que leen en línea: lo que los usuarios de Internet tienen cada vez más probabilidades de hacer .
2. Los números como datos estadísticos le dan más credibilidad a sus mensajes. Los números representan hechos , que su lector puede sentirse más obligado a responder.

¿Ves lo que hicimos allí? La lista numerada probablemente le llamó más la atención que la escritura en formato de párrafo. El formateo también ayuda; hablaremos de eso más adelante.

5) Sea lo más breve posible.

Sea breve yrigeable.

Los investigadores analizaron más de cinco años de correo electrónico y descubrieron que correos electrónicos más cortos conducen a tiempos de respuesta más rápidos . Esto es útil si considera que leer y responder correos electrónicos puede llevar muchas horas a la semana. Los correos electrónicos más cortos le ayudan a usted y al destinatario a pasar menos tiempo escribiendo y respondiendo correos electrónicos, lo que hace que todos sean más productivos.

Nuestro truco para mantener breves los correos electrónicos es escribirlos primero en Twitter. Los correos electrónicos no deben tener menos de 140 caracteres, pero esta es una buena medida de seguridad para tener el máximo impacto en menos palabras. Puede acortar sus correos electrónicos utilizando números, omitiendo palabras innecesarias como adjetivos y adverbios y pensando detenidamente en el formato.

La longitud ideal del correo electrónico varía según la industria, pero sugerimoss para mantener sus correos electrónicos en menos de 200 palabras . La velocidad media de lectura de la pantalla es de 200 palabras por minuto. Por lo tanto, se recomienda mantener los mensajes por debajo de este objetivo.

6) Utilice viñetas.

Siempre que sea posible, use viñetas o una lista numerada para organizar la estructura de su correo electrónico. He aquí por qué:

• Las viñetas no requieren oraciones completas, por lo que puede usar menos palabras para expresar el mismo punto.
• Las viñetas ayudan a dividir el formato de un correo electrónico para mantener la atención del lector.
• Las listas numeradas o con viñetas ayudan a definir claramente los pasos en un proceso a seguir, lo cual es útil para documentar reuniones o iniciativas por correo electrónico.

Sugerimos utilizar solo tres chips. Los estudios han demostrado que a nuestros cerebros les gusta versepresentar tres opciones para su consideración. Utilice tres viñetas o elementos numerados en sus correos electrónicos para lograr el máximo impacto.

7) Responda la pregunta "¿y qué?"

El hecho de que el asunto de su correo electrónico sea importante para usted no significa que el destinatario esté necesariamente de acuerdo. Debe asegurarse de que su lector deje su correo electrónico con la respuesta a la pregunta "¿y qué?"

La psicóloga Ellen Langler ha descubierto que el uso de la palabra "porque " hizo que las personas fueran más propensas a cumplir con la solicitud. Al indicar por qué le está pidiendo a alguien que lo ayude o que haga algo por usted en un correo electrónico, facilita que el destinatario diga "sí".

Cuando solicite el tiempo y el esfuerzo de otra persona, asegúrese de incluir un "porque ... " para que pueden comprender el impacto que tendrá su cumplimiento.

8) Especifique vNuestra solicitud.

Algunos correos electrónicos tienen solicitudes claras y otros no. De cualquier manera, asegúrese de dejar en claro qué es exactamente lo que necesita del destinatario de su correo electrónico para que le sea más fácil responder.

¿Recuerda la estructura de mensajes que mencionamos anteriormente?

1. Mensaje de bienvenida de apertura
2. Razón para enviar un correo electrónico
3. Detalles
4. Llamado a la acción
5. Saludo de cierre

Comience su correo electrónico con la razón por la que envía un correo electrónico correo electrónico, proporcione al destinatario los detalles y el mensaje "¿y qué?" de su mensaje y cierre su correo electrónico con una solicitud clara para los siguientes pasos. Ya sea que lo necesite para editar una publicación de blog, asistir a una reunión o no necesite una acción específica de ellos en ese momento, asegúrese de que sea así. es la ultima lineade su correo electrónico.

La línea final de su correo electrónico probablemente será la más memorable, por lo que si el destinatario no responde de inmediato, puede recordar fácilmente qué hacer a continuación.

9) Sepa cuándo desconectarlo.

A veces, el mejor correo electrónico no es el correo electrónico en absoluto. En cambio, es una llamada telefónica, un mensaje directo de Slack, una conferencia virtual o una reunión en persona.

Le hemos pedido que mantenga su correo electrónico lo más claro y conciso posible. Entonces, si redacta su publicación y descubre que requiere alguno de los siguientes, podría ser una señal de que es hora de sentarse y hablar sobre lo que está trabajando:

• Si su correo electrónico es muy urgente, averigüe si existe una manera más rápida de comunicarse con esta persona en la oficina o mediante una aplicación de correo electrónico.
• Si necesita varios párrafos para obtener suPor otro lado, determine si desea crear una presentación de diapositivas para presentar en una reunión.
• Si necesita respuestas a varias preguntas complejas (que no implican una respuesta de sí o no), envíe una invitación a la reunión, pero incluya las preguntas en la del evento para que el destinatario pueda prepararse.

Un buen indicador de si debe desconectar su mensaje es el tiempo que lleva redactar su correo electrónico. Si necesita editar y reescribir ep para aclarar sus puntos, es posible que su destinatario tampoco los tenga claros.

Afortunadamente, las invitaciones a reuniones son breves y agradables, e implican una simple respuesta de sí o no. Asegúrese de proporcionar contexto en la descripción del evento o en un correo electrónico previo a la reunión, para que los asistentes puedan prepararse para la conversación con anticipación.

El e-mel ajo es un arte

Si envía un correo electrónico a sus colegas y contactos, estos incluirán una frase o un error tipográfico aquí y allá (aunque le recomendamos que lo edite antes 'presione "enviar " por supuesto). Pero cuando llegue el momento de comenzar a enviar correos electrónicos a suscriptores y prospectos en nombre de su marca, consulte nuestro marketing por correo electrónico gratuito para principiantes. guía para obtener más sugerencias e ideas.

¿Cuáles son sus estrategias para escribir correos electrónicos procesables? Comparte con nosotros en los comentarios a continuación.